Créer un compte et démarrer
- Allez sur Essai gratuit et complétez le nom de l'entreprise, votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe d'au moins 10 caractères. Le téléphone n'est pas obligatoire.
- Cochez les conditions et choisissez Gratis starten (démarrer gratuitement).
- Confirmez votre adresse e-mail avec le lien reçu. Rien reçu ? Regardez dans vos courriers indésirables.
- Un assistant de démarrage prépare l'application en 3 étapes : données de l'entreprise, logo et couleur, et (si vous le souhaitez) un premier collaborateur.
D'abord faire le tour ? Choisissez Voorbeeldgegevens laden (charger des données d'exemple). Vous obtenez 3 clients d'exemple avec des interventions, que vous effacez ensuite en un clic.
Données de l'entreprise, logo et couleur
Allez dans Account (compte) et ouvrez la partie consacrée à votre entreprise.
- Complétez le nom, l'adresse, le numéro de TVA (format BE0xxx.xxx.xxx), le téléphone et l'e-mail.
- Chargez votre logo (PNG, JPG ou SVG) et choisissez votre couleur. Ils apparaissent dans l'application, sur le PV de réception et dans les e-mails à vos clients.
- Indiquez une adresse e-mail pour les notifications, par exemple quand une visite technique attend votre approbation.
Ajouter un collaborateur
- Allez dans Gebruikers (utilisateurs) et choisissez Nieuwe medewerker (nouveau collaborateur).
- Complétez le nom et l'adresse e-mail et choisissez un rôle : Administrator (bureau), Plaatsbezoeker (visite technique) ou Installateur (technicien).
- Donnez un mot de passe temporaire et remettez-le personnellement. À la première connexion, votre collaborateur choisit lui-même un nouveau mot de passe.
Quelqu'un est en congé ou malade ? Choisissez Afwezigheid toevoegen (ajouter une absence). L'absence apparaît alors dans le planning.
Importer des clients depuis Excel
- Allez dans Klanten (clients) et choisissez Importeren (importer).
- Choisissez votre fichier : Excel (.xlsx) ou CSV. Un doute sur la structure ? Téléchargez d'abord le fichier d'exemple.
- Associez les colonnes : laquelle est le nom, l'adresse, la commune, l'adresse e-mail…
- Regardez l'aperçu des 10 premières lignes. Vous voyez combien de clients sont nouveaux, en double ou incorrects, puis vous lancez l'import.
Les lignes non importées se téléchargent dans une liste d'erreurs, pour les corriger.
Créer une intervention
- Sur l'aperçu ou dans Opdrachten (interventions), choisissez Nieuwe opdracht (nouvelle intervention).
- Choisissez le type (visite technique ou installation) et le client, et écrivez une courte description.
- Attribuez l'intervention et indiquez éventuellement le rendez-vous. Vous pouvez aussi le faire plus tard dans le planning.
- Une chose que le technicien doit absolument savoir (chien, amiante, uniquement par la porte arrière) ? Indiquez-la dans Kritieke melding (message critique).
Sur place et pressé ? Avec Snel plaatsbezoek (visite rapide), vous créez le client et la visite technique en une fois.
Votre première visite technique
- Ouvrez l'intervention et choisissez Plaatsbezoek in stappen (visite technique en étapes).
- Parcourez les 8 étapes : type et souhaits du client, pièces et unités intérieures, unité extérieure, conduites, évacuation des condensats, électricité, chantier, contrôle et envoi.
- À l'étape des conduites, vous indiquez par pièce la longueur et le diamètre des conduites frigorifiques. L'application propose le câble de liaison et sa longueur.
- Tout est enregistré immédiatement (vous voyez Opgeslagen, enregistré, en haut). Vous pouvez donc arrêter et reprendre plus tard.
- Terminé ? À la dernière étape, vous voyez ce qui manque encore et vous envoyez la visite technique.
Dessiner sur une photo
- Dans l'intervention, ouvrez l'onglet des photos et croquis, et prenez une photo ou choisissez-en une dans votre galerie.
- Ouvrez la photo dans l'éditeur de croquis.
- Choisissez en bas ce que vous dessinez : goulotte, tuyau, saignée, une ligne libre (conduite frigorifique, câble d'alimentation, tuyau de condensats), des symboles (unité intérieure et extérieure, traversée de mur, interrupteur de proximité…), une flèche, une cote ou une étiquette.
- La légende s'ajoute automatiquement. Enregistrez et fermez, ou envoyez le croquis au bureau quand il est prêt.
Les photos prises sans réseau restent sur votre appareil et sont envoyées dès que la connexion revient.
Approuver une visite technique
Une visite technique envoyée apparaît sur l'aperçu dans Ter goedkeuring (à approuver). Ouvrez-la et contrôlez la fiche de montage, les croquis et la liste de matériel.
- Tout est en ordre ? Choisissez Goedkeuren (approuver).
- Il manque quelque chose ? Choisissez Terugsturen (renvoyer) avec une courte explication.
- Le client accepte votre offre ? Choisissez Installatie aanmaken (créer l'installation). Les données de la visite suivent.
Le récapitulatif de la visite contient un aperçu dans l'ordre de l'offre, sans prix, à copier dans votre propre logiciel d'offres. L'application ne fait pas d'offres ni de factures.
Planifier
- Allez dans Planning et choisissez la vue jour, semaine ou mois.
- À droite se trouve Nog in te plannen (à planifier). Glissez une intervention vers un technicien et un jour, ou choisissez Inplannen (planifier).
- Filtrez sur les installateurs ou les visiteurs techniques si vous avez beaucoup de monde.
Le technicien reçoit une notification quand il est planifié ou quand son rendez-vous change.
La journée du technicien
Les techniciens choisissent Mijn dag (ma journée) dans le menu. Les rendez-vous d'aujourd'hui et de demain y sont dans l'ordre.
- Les boutons d'itinéraire et Waze lancent la navigation, le bouton d'appel appelle directement le client.
- Ouvrir l'intervention affiche la fiche de montage, les croquis et le matériel.
- Un problème sur chantier ? Choisissez Probleem (problème) et ajoutez une photo. Le bureau le voit dans les notifications.
- Laden voor morgen (charger pour demain) indique le matériel à emporter pour les installations du lendemain.
Réception et procès-verbal
- Ouvrez l'installation et complétez la réception : appareils, matériel utilisé et techniciens présents.
- Faites signer le client et enregistrez la réception.
- Le PV de réception devient un PDF dans le dossier. Vous l'envoyez par e-mail au client depuis l'application, ou vous le téléchargez et le partagez vous-même.
Tout n'est pas terminé ? Choisissez la réception incomplète et indiquez la raison ; le bureau la retrouve dans les réceptions à contrôler.
L'application sur votre GSM
Rien à installer depuis une boutique d'applications. Vous voulez une icône sur votre écran d'accueil ?
- Android (Chrome) : ouvrez l'application dans Chrome, touchez le menu ⋮ en haut à droite et choisissez « Installer l'application » ou « Ajouter à l'écran d'accueil ».
- iPhone (Safari) : ouvrez l'application dans Safari, touchez le bouton de partage (carré avec une flèche) et choisissez « Sur l'écran d'accueil ».
Télécharger vos données ou supprimer le compte
En tant qu'administrateur, allez dans Account (compte), partie consacrée à vos données.
- Le téléchargement de toutes les données crée un ZIP avec vos clients et interventions (CSV, s'ouvre dans Excel), toutes les données dans un fichier, et les photos, croquis et PV de réception. Le lien reste valable 24 heures. Les mots de passe n'y figurent jamais.
- Pour supprimer le compte et toutes les données, vous tapez le nom de l'entreprise pour confirmer. Après 30 jours, tout est définitivement effacé ; d'ici là, vous pouvez annuler. Téléchargez donc d'abord vos données.
Après la période d'essai
L'essai dure 30 jours, sans carte de paiement. Ensuite :
- vous pouvez encore tout consulter et télécharger vos données pendant 14 jours, sans rien modifier ;
- vous choisissez Abonnement activeren (activer l'abonnement) pour continuer. Nous vous contactons et vous continuez avec toutes vos données.
Demander de l'aide
- Sur l'aperçu, choisissez Opmerking sturen (envoyer une remarque), éventuellement avec une capture d'écran. Nous lisons les remarques.
- Ou écrivez à info@aircoflowpro.com.
- Nous devons regarder quelque chose dans votre application ? Dans les paramètres de l'entreprise, partie support, vous nous donnez un accès temporaire en lecture. Nous ne pouvons rien modifier, et vous retirez l'accès à tout moment.
- Mot de passe oublié ? Choisissez Wachtwoord vergeten? (mot de passe oublié) sur l'écran de connexion.
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