Planningsoftware voor een installatiebedrijf: waar kies je op?

In veel installatiebedrijven begint de planning op een whiteboard of in een gedeelde agenda. Dat werkt tot er een paar monteurs bij komen, de opnames en installaties door elkaar lopen en de telefoon de hele dag gaat met de vraag waar iemand morgen moet zijn. Dan wordt het tijd voor planningsoftware. Maar welke? Hieronder de punten die voor een airco- of warmtepompinstallateur echt verschil maken.

1. Planning per monteur, per dag en per week

De basis is een overzicht per monteur. Op kantoor wil je de week zien om vooruit te plannen, en de dag om te schuiven als er iets tussenkomt. Kijk of je opdrachten kunt slepen naar een monteur en een dag, en of je ziet wat nog niet is ingepland. Een lijst met openstaande klussen naast de planning voorkomt dat er iets blijft liggen.

2. Verlof, ziekte en beschikbaarheid

Een planning zonder afwezigheden is een planning die niet klopt. Verlof en ziekte moeten in hetzelfde scherm staan, zodat je niet per ongeluk iemand inplant die er niet is. Denk ook aan halve dagen en aan monteurs die alleen op bepaalde dagen werken.

3. De klus en de opname horen bij de afspraak

Een afspraak met alleen een naam en een adres is te weinig voor een monteur. Hij wil weten wat er geplaatst wordt, welk materiaal mee moet, waar de buitenunit komt en of er iets bijzonders is, zoals een hond of een sleutel bij de buren. Die informatie komt uit de opname. Kies daarom software waarin de afspraak aan de klus hangt, met de foto's, tekeningen en materiaallijst erbij.

4. Alles op de mobiel van de monteur

De monteur moet zijn planning op zijn telefoon zien, met de route, het telefoonnummer van de klant en de informatie van de klus. Belangrijk:

• Werkt het in de browser of moet er een app geïnstalleerd worden?
• Krijgt de monteur een melding als zijn planning verandert?
• Kan hij een probleem melden met een foto?
• Werkt het ook als er even geen bereik is?

5. De klant op de hoogte houden

Een groot deel van de telefoontjes op kantoor gaat over afspraken: wanneer komen jullie, hoe laat ongeveer? Software die de klant een bevestiging of een link naar zijn afspraak stuurt, scheelt veel bellen. Let op hoe dat bericht eruitziet: met jouw bedrijfsnaam, zonder dat de klant hoeft in te loggen.

6. Opnames en installaties apart plannen

In de airco- en warmtepompbranche zijn er twee soorten afspraken: de opname, waarbij iemand ter plaatse meet en foto's neemt, en de installatie zelf. Vaak doen andere mensen ze, met een andere duur. Kijk of je de planning kunt filteren op opnemers en monteurs, en of een goedgekeurde opname met één klik een installatie wordt die je kunt inplannen.

7. Wat er gebeurt met je gegevens

In planningsoftware staan de namen, adressen en telefoonnummers van je klanten. Vraag daarom:

• Waar staan de gegevens, en krijg je een verwerkersovereenkomst?
• Kun je alles exporteren, ook als je stopt?
• Wie kan wat zien: ziet een monteur alleen zijn eigen klussen?

8. Kosten: let op wie je meetelt

Planningsoftware wordt vaak per gebruiker per maand geprijsd. Reken uit wat het kost met al je mensen: kantoor, opnemers, monteurs en eventueel zzp'ers of onderaannemers. Soms is een monteur goedkoper dan een kantoorgebruiker. Vraag ook naar opstartkosten, een minimale looptijd en wat er gebeurt met je gegevens na het opzeggen. Bedragen exclusief btw lijken lager dan wat je betaalt; reken met 21 % btw erbij als je die niet kunt verrekenen.

Zo test je planningsoftware in twee weken

1. Kies één week die je al kent en zet die volledig in de software, met verlof erbij.
2. Laat twee monteurs een week met de app op hun telefoon werken.
3. Schuif bewust een paar afspraken en kijk of de monteurs het merken.
4. Vraag aan het eind van de tweede week: wat zochten jullie nog op een andere plek?

Het antwoord op die laatste vraag zegt meer dan een lijst met functies.

Hoe planning werkt in AircoFlowPro

In AircoFlowPro plan je per dag, week of maand. Rechts staat wat nog moet worden ingepland; je sleept een klus naar een monteur en een dag. Verlof en ziekte staan in de planning, en de monteur krijgt een melding als hij wordt ingepland of als zijn afspraak verschuift. Op zijn mobiel opent hij Mijn dag met de afspraken op volgorde, de route, het nummer van de klant, de montagekaart en de tekeningen. De klant krijgt een link waarop hij zijn afspraak ziet.

Veelgestelde vragen