Werkbon-app voor airco-monteurs: waar let je op?

De papieren werkbon heeft een lange staat van dienst. Hij is snel, iedereen begrijpt hem en hij werkt overal. Maar wie een paar monteurs op pad heeft, kent ook de nadelen: onleesbare handschriften, bonnen die pas na een week op kantoor liggen en foto's die in de telefoon van de monteur blijven staan. Een werkbon-app lost dat op, als je let op een paar dingen die specifiek zijn voor airco- en warmtepompwerk.

Wat een werkbon voor airco en warmtepomp anders maakt

Een werkbon voor een loodgieter of elektricien gaat vooral over uren en materiaal. Bij airco's en warmtepompen komt daar een technische laag bij. Je werkt aan een koelcircuit met koudemiddel, en wat je daar doet, wil je achteraf kunnen aantonen: voor de garantie van de fabrikant, voor je eigen administratie en voor je certificering. Een algemene werkbon-app heeft daar meestal geen vaste velden voor. Dan schrijven monteurs het in een vrij tekstveld, of niet.

Wat er minimaal op de digitale werkbon hoort

Algemeen

• Klant en adres van de klus, als dat afwijkt van het factuuradres
• Datum, monteurs en begin- en eindtijd
• Gebruikt materiaal: units, meters leiding, goot, kabel, beugels, condenspomp
• Meerwerk dat niet in de offerte stond, met de reden
• Wat nog moet gebeuren als de klus niet af is

Technisch

• Merk, model en serienummer van elke binnen- en buitenunit
• Drukproef: druk en duur
• Vacuüm: bereikte waarde en duur
• Bijgevuld koudemiddel in gram, en het type koudemiddel
• Opstart: koelen of verwarmen, met de uitblaastemperatuur
• Naam van de monteur die aan het koelcircuit werkte

Afsluiting met de klant

• Uitleg over de bediening en het reinigen van de filters
• Opmerkingen van de klant
• Handtekening van de klant, met naam en datum

Werkbon en opleveringsbon lopen in de praktijk vaak door elkaar. De werkbon is je interne verslag voor uren en facturatie, de opleveringsbon is wat de klant aftekent. Een app kan beide uit dezelfde invoer maken, zodat de monteur niet twee keer hetzelfde schrijft.

Vijf eisen aan de app zelf

1. Werkt zonder bereik

Een kelder, een technische ruimte of een nieuwbouwwijk zonder goede dekking: de monteur moet gewoon verder kunnen. Foto's en handtekeningen moeten op het toestel bewaard blijven en vanzelf verstuurd worden zodra er weer verbinding is.

2. Velden die passen bij koeltechniek

Drukproef, vacuüm en koudemiddel horen vaste velden te zijn met een eenheid erbij, geen vrije tekst. Dan kun je later zoeken en vergelijken, en zie je meteen wanneer iets ontbreekt.

3. Foto's bij de klus

Een foto van de buitenunit, de leidinggoot en de muurdoorvoer zegt meer dan een halve pagina tekst. Belangrijk is dat de foto's in het dossier van de klant komen en niet in de fotogalerij van de monteur.

4. Meteen een pdf voor kantoor en klant

Zodra de klant tekent, moet de bon als pdf beschikbaar zijn: voor de facturatie op kantoor en, als de klant dat wil, per e-mail. Dan hoeft niemand bonnen over te typen.

5. Eenvoudig genoeg voor elke monteur

Een app die alleen de handigste collega gebruikt, levert halve dossiers op. Grote knoppen, weinig tikken en een duidelijke volgorde werken beter dan veel functies. Laat een monteur de app een dag testen voordat je beslist.

Waar moet je op letten bij gegevens en bewaren?

Een werkbon bevat persoonsgegevens van je klant: naam, adres, telefoonnummer en soms foto's van de woning. Vraag daarom waar de gegevens staan, of je een verwerkersovereenkomst krijgt en of je alles kunt exporteren als je stopt. Werkbonnen en facturen horen bovendien bij je administratie. Volgens Ondernemersplein bewaar je de basisgegevens van je administratie 7 jaar, ook als je ze digitaal bijhoudt. Een export die je zelf kunt opslaan, is dus geen luxe.

De overstap van papier naar app

1. Kies één team en één soort klus. Bijvoorbeeld alle nieuwe single-split installaties van één monteur. Zo leer je wat werkt zonder het hele bedrijf om te gooien.
2. Maak alleen verplicht wat je echt nodig hebt. Elk verplicht veld dat niemand gebruikt, wordt na een week overgeslagen of met onzin ingevuld.
3. Spreek af wanneer de bon af is. Bijvoorbeeld: voor vertrek bij de klant, met handtekening. Niet 's avonds thuis.
4. Kijk na twee weken samen naar de bonnen. Wat ontbreekt er vaak? Pas de volgorde of de verplichte velden aan.
5. Breid pas daarna uit naar andere monteurs, onderhoud en storingen.

Hoe dit in AircoFlowPro werkt

In AircoFlowPro loopt de monteur op zijn mobiel de stappen van de installatie door: montage binnen en buiten, drukproef en vacuüm met de gemeten waarden, opstart met de uitblaastemperatuur en de uitleg aan de klant. Bij de oplevering noteert hij de geplaatste toestellen met serienummer en het bijgevulde koudemiddel, en de klant tekent op het scherm. De opleveringsbon staat dan als pdf in het dossier. Wat de app niet doet: offertes en facturen maken. Uren en materiaal neem je over in je eigen boekhoudprogramma.

Veelgestelde vragen