Account aanmaken en starten
- Ga naar Gratis proberen en vul bedrijfsnaam, je naam, e-mailadres en een wachtwoord van minstens 10 tekens in. Telefoon is niet verplicht.
- Vink de voorwaarden aan en kies Gratis starten.
- Bevestig je e-mailadres met de link in de mail. Niets ontvangen? Kijk in je spammap.
- Een start-assistent zet de app in 3 stappen klaar: bedrijfsgegevens, logo en kleur, en (als je wilt) een eerste medewerker.
Eerst rondkijken? Kies op het overzicht Voorbeeldgegevens laden. Je krijgt 3 voorbeeldklanten met opdrachten, die je later met één klik weer wist.
Bedrijfsgegevens, logo en kleur
Ga naar Account en open het deel over je bedrijf.
- Vul naam, adres, telefoon en e-mail in. Het veld btw-nummer volgt nu het Belgische formaat (BE0xxx.xxx.xxx); laat het als Nederlands bedrijf voorlopig leeg, het is niet verplicht.
- Laad je logo op (PNG, JPG of SVG) en kies je kleur. Logo en kleur komen in de app, op de opleveringsbon en in de e-mails naar je klanten.
- Vul een e-mailadres in voor meldingen, bijvoorbeeld wanneer een opname ter goedkeuring klaarstaat.
Een medewerker toevoegen
- Ga naar Gebruikers en kies Nieuwe medewerker.
- Vul naam en e-mailadres in en kies een rol: Administrator (kantoor), Plaatsbezoeker (doet de opname) of Installateur (monteur).
- Geef een tijdelijk wachtwoord en bezorg het persoonlijk. Bij de eerste keer inloggen kiest je medewerker zelf een nieuw wachtwoord.
Is iemand met verlof of ziek? Kies bij die medewerker Afwezigheid toevoegen. De afwezigheid staat dan in de planning.
Klanten importeren uit Excel
- Ga naar Klanten en kies Importeren.
- Kies je bestand: Excel (.xlsx) of CSV. Twijfel je over de opbouw? Download eerst het Voorbeeldbestand.
- Koppel de kolommen: welke kolom is de naam, het adres, de gemeente, het e-mailadres...
- Bekijk het voorbeeld van de eerste 10 rijen. Je ziet hoeveel klanten nieuw, dubbel of fout zijn, en kiest dan … klanten importeren (bv. 12 klanten importeren).
Rijen die niet geïmporteerd werden, download je als foutenlijst om ze te verbeteren.
Een opdracht aanmaken
- Kies op het overzicht of onder Opdrachten de knop Nieuwe opdracht.
- Kies het type (Plaatsbezoek voor een opname, of Installatie) en de klant, en schrijf een korte omschrijving.
- Wijs de opdracht toe en vul eventueel de afspraak in. Je kunt dat ook later in de planning doen.
- Iets wat de monteur zeker moet weten (hond, asbest, enkel via de achterdeur)? Zet het bij Kritieke melding.
Ter plaatse en geen tijd? Met Snel plaatsbezoek maak je klant en opname in één keer aan.
Je eerste opname (Plaatsbezoek)
- Open de opdracht en kies Plaatsbezoek in stappen.
- Doorloop de 8 stappen: Type & klantwensen, Ruimtes & binnenunits, Buitenunit, Leidingen, Condensafvoer, Elektriciteit, Werf, Controle & indienen.
- Bij Leidingen vul je per ruimte de leidinglengte in en kies je de koelleidingdiameter. De app stelt de verbindingskabel en de lengte ervan voor.
- Alles wordt meteen bewaard (je ziet Opgeslagen bovenaan). Je kunt dus stoppen en later verdergaan.
- Klaar? In de laatste stap zie je wat nog ontbreekt en dien je de opname in.
Snelle start: in stap 1 zet Snelkeuze (bv. Multi 2 kamers) het type en het aantal ruimtes klaar. Wat je al invulde, blijft staan.
Tekenen op een foto
- Open in de opdracht het tabblad Foto's & tekeningen en neem een foto of kies er een uit je galerij.
- Open de foto in de tekeneditor.
- Kies onderaan wat je tekent: Leidinggoot, Buis, Freeswerk / ingewerkt, een Losse lijn (koelleiding, voedingskabel, condensbuis), Symbolen (binnen- en buitenunit, muurdoorvoer, werkschakelaar...), een Pijl, Maatlijn of Tekstlabel.
- De legende komt er automatisch bij. Kies Opslaan & sluiten, of Indienen als de tekening klaar is voor kantoor.
Foto's die je zonder netwerk neemt, blijven op je toestel en worden verstuurd zodra je weer verbinding hebt.
Opname goedkeuren
Een ingediende opname staat op het overzicht bij Ter goedkeuring. Open het en controleer de montagekaart, de tekeningen en de materiaallijst.
- In orde? Kies Goedkeuren.
- Ontbreekt er iets? Kies Terugsturen met een korte uitleg.
- Klant akkoord met je offerte? Kies Installatie aanmaken. De gegevens van de opname gaan mee.
Bij de samenvatting van de opname staat een overzicht in offertevolgorde, zonder prijzen, dat je kunt kopiëren naar je eigen offerteprogramma. De app maakt zelf geen offertes of facturen.
Plannen
- Ga naar Planning en kies Dag, Week of Maand.
- Rechts staat Nog in te plannen. Sleep een opdracht naar een monteur en een dag, of kies Inplannen.
- Filter op Installateurs of Plaatsbezoekers als je veel mensen hebt.
De monteur krijgt een melding als hij ingepland wordt of als zijn afspraak verschuift.
Mijn dag voor de monteur
Monteurs kiezen Mijn dag in het menu. Daar staan de afspraken van vandaag en morgen op volgorde.
- Route of Waze start de navigatie, Bel klant belt meteen.
- Openen toont de opdracht met montagekaart, tekeningen en materiaal.
- Loopt er iets mis bij de klant? Kies Probleem en voeg een foto toe. Kantoor ziet het onder Meldingen.
- Laden voor morgen toont welk materiaal mee moet voor de installaties van morgen.
Oplevering en opleveringsbon
- Open de installatie en vul de oplevering in: toestellen, gebruikt materiaal en de monteurs die meewerkten.
- Laat de klant tekenen bij Handtekening klant en kies Oplevering opslaan.
- De opleveringsbon wordt een PDF op het dossier. Met Versturen mail je hem naar de klant; met PDF downloaden of Delen stuur je hem zelf door.
Is niet alles af? Kies Onvolledig opleveren en geef de reden; kantoor ziet het dan bij Opleveringen te controleren.
De app op je telefoon zetten
Je hoeft niets te installeren uit een app-winkel. Wil je een icoon op je beginscherm?
- Android (Chrome): open de app in Chrome, tik op het menu ⋮ rechtsboven en kies "App installeren" of "Toevoegen aan startscherm".
- iPhone (Safari): open de app in Safari, tik op de deelknop (vierkant met pijl) en kies "Zet op beginscherm".
Dezelfde uitleg staat in de app onder Account.
Gegevens downloaden of account verwijderen
Als administrator ga je naar Account, deel Uw gegevens.
- Alle gegevens downloaden maakt een ZIP met al je klanten en opdrachten (CSV, opent in Excel), alle gegevens in één bestand, en de foto's, tekeningen en opleveringsbonnen. De link blijft 24 uur geldig. Wachtwoorden zitten er nooit in.
- Account en alle gegevens verwijderen: je typt ter controle de bedrijfsnaam. Na 30 dagen wordt alles definitief gewist; tot dan kun je annuleren. Download dus eerst je gegevens.
Na de proefperiode
De proef duurt 30 dagen, zonder creditcard. Daarna:
- kun je nog 14 dagen alles bekijken en je gegevens downloaden, maar niets wijzigen;
- kies je Abonnement activeren als je verder wilt. We nemen contact op en daarna werk je verder met al je gegevens.
Hulp vragen
- Op het overzicht staat Opmerking, fout of idee? Kies Opmerking sturen, eventueel met een schermafbeelding. We lezen de opmerkingen.
- Of mail naar info@aircoflowpro.com.
- Moeten we iets in jouw app bekijken? Bij je bedrijfsinstellingen, deel Ondersteuning, laat je ons tijdelijk meekijken. We kunnen dan niets wijzigen, en met Toegang intrekken stop je het meteen.
- Wachtwoord vergeten? Kies op het inlogscherm Wachtwoord vergeten?.
Terug naar de startpagina
