Planning van installatieploegen: zo hou je de week haalbaar
Kort antwoord
Een haalbare planning voor installatieploegen begint bij een eerlijke inschatting per opdracht, gebaseerd op het plaatsbezoek en niet op een standaardtijd. Daarnaast groepeer je werven per regio, zet je het materiaal de dag ervoor klaar, laat je ruimte voor onverwacht werk en zorg je dat elke technieker zijn eigen dag kan zien zonder kantoor te bellen.
In een klein installatiebedrijf maakt vaak één persoon de planning, en die persoon weet veel uit het hoofd. Dat werkt tot er iemand ziek is, er een dringende herstelling tussenkomt of de planner zelf op verlof gaat. Hieronder staat hoe je een planning opbouwt die ook overeind blijft als het tegenzit.
Plan op basis van het plaatsbezoek
"Een airco is een halve dag" klopt soms, en soms helemaal niet. Een mono-split met de buitenunit op de grond naast de muur is iets anders dan een multi-split met vier binnenunits, een buitenunit op een plat dak en een leidinggoot over drie verdiepingen. Het plaatsbezoek geeft je wat je nodig hebt om de tijd te schatten:
- het aantal binnen- en buitenunits en de totale leidinglengte;
- hoogte en bereikbaarheid van de buitenunit, en of er een ladder, steiger of hoogwerker nodig is;
- doorvoeren door dikke of harde muren;
- elektrisch werk, en of dat door je eigen ploeg of een elektricien gebeurt;
- een condenspomp, extra afwerking of herstellingen aan de gevel.
Hou na elke installatie bij hoe lang ze echt duurde. Na een paar maanden heb je je eigen cijfers, en die zijn beter dan om het even welke vuistregel.
Ploegen samenstellen
Niet elke opdracht vraagt dezelfde ploeg. Een buitenunit op hoogte of een zware warmtepomp doe je niet alleen. Kijk bij het inplannen naar:
- het aantal mensen dat de opdracht veilig vraagt;
- wie de nodige erkenning heeft voor werk aan het koelcircuit;
- wie al bij het plaatsbezoek was en de situatie kent;
- ervaring: een moeilijke werf geef je niet aan iemand die net begint, tenzij er een ervaren collega bij is.
Werven groeperen per regio
Rijtijd is werktijd die je niet aanrekent. Probeer werven in dezelfde streek op dezelfde dag of in dezelfde week te leggen. Voor plaatsbezoeken is dat nog belangrijker: drie bezoeken in één gemeente op een namiddag lukt, drie bezoeken verspreid over de provincie niet.
Laat de klant daarom liefst kiezen uit een paar momenten die jou passen, in plaats van open te vragen wanneer het hem past.
Materiaal de dag ervoor
Een ploeg die om acht uur in het magazijn nog leidinggoot moet zoeken, komt te laat op de werf. Maak voor elke opdracht een materiaallijst uit het plaatsbezoek en laat de ploeg de dag ervoor laden. Controleer vooral wat je niet zomaar onderweg koopt: de juiste units, specifieke steunen, een condenspomp, de juiste koelleidingdiameters.
Ruimte laten voor wat altijd tussenkomt
Een planning die elke dag voor honderd procent vol zit, loopt bij de eerste tegenslag vast. Er komt altijd iets tussen: een storing bij een klant, een werf die uitloopt, een levering die te laat is. Hou daarom per week wat ruimte vrij, bijvoorbeeld een halve dag per ploeg, die je pas op het laatste moment opvult.
Ook het weer speelt mee. Een buitenunit op een plat dak plaats je liever niet bij harde wind of onweer. Heb voor zulke dagen een alternatief binnen in gedachten.
Afwezigheden zichtbaar maken
Verlof, opleidingen, een doktersbezoek: als die nergens staan, plan je iemand in die er niet is. Zet afwezigheden in dezelfde planning als de opdrachten, zodat je ze ziet op het moment dat je plant. Vraag verlof voor drukke periodes, zoals de eerste warme weken van het jaar, tijdig aan.
Wijzigingen doorgeven
Een planning verandert. Het probleem is zelden de wijziging zelf, maar dat niet iedereen ze kent. Spreek af hoe je wijzigingen doorgeeft:
- De technieker ziet zijn eigen planning op zijn gsm, altijd de laatste versie.
- Hij krijgt een melding als een afspraak van hem verschuift, en niet bij elke wijziging van een ander.
- De klant hoort het van jou, voor de technieker voor de deur staat.
Een papieren weekplanning aan de muur van het magazijn is op woensdag vaak al verouderd. Een gedeelde planning op de gsm lost dat op, op voorwaarde dat kantoor ze ook echt bijhoudt.
De dag van de technieker
Elke technieker wil 's morgens weten: waar moet ik zijn, in welke volgorde, wat neem ik mee en wie bel ik als ik er sta. Zet dat bij elkaar per opdracht: adres, telefoonnummer van de klant, wat er moet gebeuren, de tekening van het plaatsbezoek en bijzonderheden zoals "hond" of "enkel via de achterdeur".
In AircoFlowPro plant kantoor per technieker per dag of week, en ziet elke technieker in Mijn dag zijn afspraken op volgorde, met route en wat hij moet laden voor morgen. Hetzelfde principe werkt ook met een gedeelde agenda, zolang iedereen dezelfde bron gebruikt.
Een eenvoudige weekroutine
| Moment | Wat |
|---|---|
| Donderdag | Volgende week vastleggen: installaties, plaatsbezoeken, afwezigheden. Klanten bevestigen. |
| Vrijdag | Materiaal voor maandag en dinsdag nakijken en bestellen wat ontbreekt. |
| Elke werkdag | Planning van morgen controleren, ploegen laden, klanten met een afspraak herinneren. |
| Na elke installatie | Echte duur noteren en opleveringsbon nakijken. |
Veelgestelde vragen
Hoe ver vooruit plan je installaties best?
Dat hangt af van je orderboek. Vast plannen voor een tot twee weken, met een ruwere planning daarna, werkt voor veel kleine bedrijven goed. Zo kan je klanten een datum geven zonder elke dag alles om te gooien.
Plan je plaatsbezoeken en installaties in dezelfde planning?
Ja, als dezelfde mensen beide doen. Anders zie je niet dat je plaatsbezoeker op dinsdag ook als tweede man op een installatie nodig is.
Wat doe je als een installatie uitloopt?
Laat de ploeg het zo vroeg mogelijk melden, zodat kantoor de volgende klant kan verwittigen en de rest van de week kan bijsturen. Noteer achteraf waarom het uitliep, zodat je de volgende keer beter inschat.