Werffoto's en tekeningen bijhouden: een werkwijze voor installateurs
Kort antwoord
Neem bij elk plaatsbezoek en elke installatie vaste foto's: voor, tijdens en na, en vooral van wat later niet meer zichtbaar is. Bewaar ze per klant en per opdracht, niet in de gsm of de chatgroep van de technieker, en teken op de belangrijkste foto's waar leidingen, doorvoeren en units komen. Zo heb je bij een vraag of klacht meteen het bewijs.
Bijna elke technieker neemt foto's op de werf. Het probleem is wat er daarna mee gebeurt. Ze staan tussen de vakantiefoto's op een privé-gsm, of ergens in een chatgroep met honderd andere berichten. Wie drie maanden later wil weten hoe de leiding achter die gyproc loopt, vindt ze niet meer terug. Met een paar afspraken los je dat op.
Welke foto's je altijd neemt
Bij het plaatsbezoek
- Het huis van buiten, met het huisnummer in beeld, zodat de ploeg het herkent
- De plaats van de buitenunit, van dichtbij en van op afstand
- Elke wand waar een binnenunit komt
- Het leidingtraject, binnen en buiten
- De open verdeelkast
- Toegang: oprit, trap, smalle doorgang, de plaats voor een ladder
Tijdens de installatie
Dit zijn de foto's die later het meest waard zijn, omdat ze tonen wat daarna verdwijnt.
- Leidingen in een muur, plafond of koker, voor het dichtmaken
- De muurdoorvoer van binnen en van buiten, voor het afwerken
- Aansluitingen en elektrische verbindingen
- Het verloop van de condensafvoer
- Schade die er al was voor je begon
Bij de oplevering
- Elke binnenunit op zijn plaats
- De buitenunit met de steunen en de werkschakelaar
- De afgewerkte leidinggoot
- De typeplaten met het serienummer van de toestellen
Een foto zonder uitleg is maar een half bewijs
Een foto van een blinde muur zegt weinig. Dezelfde foto met een lijn waar de leiding loopt en een maat erbij, zegt alles. Teken daarom op de belangrijkste foto's:
- de leidinggoot en de koelleiding, met lengte;
- de muurdoorvoer;
- de plaats van de binnen- en buitenunit;
- de condensafvoer en de voedingskabel;
- een maatlijn voor een hoogte of afstand die ertoe doet.
Gebruik altijd dezelfde kleuren voor dezelfde dingen. Als de condensafvoer bij jou altijd blauw is, leest iedereen in je bedrijf de tekening op dezelfde manier. Een legende op de foto helpt wie de tekening niet zelf maakte.
Ordenen per klant en per opdracht
Foto's horen bij het dossier van de klant, niet bij de persoon die ze nam. Spreek af:
- Elke foto komt in het dossier van de klant, bij de juiste opdracht.
- Per foto noteer je kort wat erop staat, bijvoorbeeld "doorvoer woonkamer, buitenkant".
- Foto's worden dezelfde dag doorgezet, niet aan het einde van de week.
- Niemand houdt werffoto's enkel op zijn eigen gsm.
Werk je met mappen op een gedeelde schijf, gebruik dan een vaste naam: klantnaam, gemeente, datum. Werk je met een app, kies er dan een die foto's meteen aan de opdracht koppelt.
Geen netwerk in de kelder
In een kelder of technische ruimte is er vaak geen bereik. Spreek af dat de technieker de foto's dan neemt en ze doorzet zodra hij weer verbinding heeft. In AircoFlowPro gebeurt dat vanzelf: foto's die zonder netwerk genomen worden, worden later verstuurd. Ook zonder app kan je dat regelen, zolang het een vaste gewoonte is.
Privacy op de foto
Werffoto's tonen soms meer dan je denkt: mensen, kinderen, een nummerplaat, papieren op een bureau, het interieur van iemands slaapkamer. Dat zijn persoonsgegevens, en daar gelden de regels van de GDPR voor.
- Fotografeer wat je nodig hebt voor het werk, en niet meer.
- Vermijd mensen in beeld. Staat er toch iemand op, gebruik de foto enkel intern.
- Gebruik geen werffoto's voor publiciteit of sociale media zonder uitdrukkelijke toestemming van de klant.
- Bewaar de foto's op een plaats waar enkel je eigen mensen bij kunnen, niet in een open chatgroep.
- Verwijder foto's die je niet meer nodig hebt.
Meer daarover lees je in ons artikel over GDPR voor installateurs.
Hoe lang bewaar je werffoto's?
Zolang ze nuttig zijn als bewijs of voor onderhoud en herstellingen. Voor een installatie met garantie is dat minstens de garantieperiode. Leg een termijn vast in je privacybeleid en hou je eraan. Foto's die je bijhoudt "voor het geval dat", zonder termijn, zijn net wat de GDPR wil vermijden.
Wanneer je ze nodig hebt
Een goed fotodossier betaalt zich terug op momenten die je niet plant:
- Een klant meldt vochtplekken en denkt dat de condensafvoer lekt.
- Een aannemer moet later in dezelfde muur boren en wil weten waar de leiding loopt.
- De fabrikant vraagt bij een garantieclaim hoe het toestel geplaatst is.
- Een collega moet een herstelling doen op een werf waar hij nooit was.
Veelgestelde vragen
Mogen techniekers foto's nemen met hun eigen gsm?
Dat kan, maar spreek af dat de foto's meteen naar het dossier van de klant gaan en niet op de privé-gsm blijven staan. Zo verlies je ze niet als iemand vertrekt, en blijven klantgegevens in je eigen beheer.
Is een chatgroep een goede plaats voor werffoto's?
Voor snel overleg wel, als archief niet. Foto's raken er ondergesneeuwd, ze zijn niet aan een klant gekoppeld en je hebt weinig controle over wie ze ziet of bijhoudt.
Mag ik werffoto's op mijn website zetten?
Enkel met toestemming van de klant, en zonder herkenbare personen, adressen of nummerplaten. Vraag de toestemming schriftelijk en bewaar ze.