Van papier naar app in een klein installatiebedrijf

De meeste kleine installatiebedrijven werken met een mengeling: een agenda op de gsm van de zaakvoerder, een Excel met klanten, werkbonnen op papier en foto's in een chatgroep. Dat werkt tot het bedrijf groeit. Op een gegeven moment weet niemand nog welk plaatsbezoek bij welke offerte hoort, of zoekt kantoor een halve dag naar de serienummers van een toestel. Dan is het tijd om iets te veranderen, maar liefst niet alles tegelijk.

Waar zit de echte tijd?

Schrijf een week lang op waar tijd verloren gaat. Niet in het algemeen, maar concreet: telefoontjes van techniekers die een adres vragen, een tweede plaatsbezoek omdat er een maat ontbrak, werkbonnen die pas op vrijdag binnenkomen, overtypen van notities in de offerte. Na een week weet je waar je moet beginnen.

Bij airco- en warmtepompinstallateurs gaat het vaak over deze dingen:

• onvolledige plaatsbezoeken, met een tweede bezoek of veel telefoons als gevolg;
• een planning die enkel in het hoofd van één persoon zit;
• werkbonnen en opleveringsbonnen die laat of onleesbaar binnenkomen;
• foto's die niet bij het juiste dossier zitten.

Begin met één ding

Kies het onderdeel dat het meest pijn doet en zet enkel dat over. Voor veel bedrijven is dat het plaatsbezoek: het is het begin van elke opdracht, en een volledig plaatsbezoek maakt alles daarna makkelijker. Andere bedrijven beginnen bij de planning of de opleveringsbon. Er is geen juiste volgorde, wel een verkeerde: alles in één keer.

Betrek de techniekers van bij het begin

De zaakvoerder kiest de software, maar de techniekers moeten ermee werken. Als zij het niet zien zitten, blijft het papier in de camionette liggen. Daarom:

• Laat een of twee techniekers meekijken voor je kiest. Vraag wat ze op de werf nodig hebben.
• Kies iets dat werkt met grote knoppen, op een gsm, met vuile handen en zonder netwerk in een kelder.
• Leg uit waarom je het doet. "Minder telefoons naar jou op de werf" overtuigt meer dan "beter voor de administratie".
• Geef ze tijd om het te leren, en wees geduldig met de eerste opdrachten.

Test met een deel van de opdrachten

Gebruik de nieuwe werkwijze eerst een paar weken voor een deel van het werk, bijvoorbeeld alle plaatsbezoeken van één persoon. Zo vind je wat niet werkt voor het hele bedrijf erop draait. Hou in die periode het papier als vangnet, maar spreek een einddatum af. Twee systemen naast elkaar is op lange termijn erger dan één.

Klantgegevens overzetten

Je klantenlijst staat waarschijnlijk in Excel of in je boekhoudprogramma. Kijk of je ze kan importeren in plaats van over te typen. Ruim ze eerst op: dubbele klanten, oude adressen, ontbrekende telefoonnummers. Begin met de klanten die je nu nodig hebt; een archief van tien jaar hoeft niet op dag één mee.

In AircoFlowPro importeer je een Excel- of CSV-bestand, kies je welke kolom bij welk veld hoort en zie je vooraf welke rijen dubbel of fout zijn.

Wat je beter niet verandert

Niet alles moet in een nieuwe app. Je boekhoudprogramma en je offerteprogramma werken waarschijnlijk goed. Vervang ze niet omdat een nieuwe tool "ook offertes kan". Kies liever een app die doet wat je nodig hebt en de rest overlaat aan wat je al hebt. Let wel op dat je gegevens makkelijk van het ene naar het andere programma kunnen, zonder alles over te typen.

Waar je op let bij het kiezen

• Werkt het op de gsm's die je techniekers nu hebben, zonder nieuwe toestellen?
• Is het in het Nederlands, met de woorden die je techniekers gebruiken?
• Kan je het gratis proberen met je eigen opdrachten?
• Waar staan je gegevens, en is er een verwerkersovereenkomst?
• Kan je al je gegevens downloaden als je stopt?
• Wat kost het per gebruiker, en is er een contract met een looptijd?
• Bij wie kan je terecht met een vraag?

Die vraag over het downloaden van je gegevens wordt vaak vergeten. Je klantenlijst, foto's en opleveringsbonnen zijn van jou. Als je ooit overstapt, wil je ze kunnen meenemen.

Na drie maanden

Kijk na een paar maanden terug naar je lijst van de eerste week. Zijn de telefoontjes verminderd? Komen werkbonnen sneller binnen? Zijn er nog tweede plaatsbezoeken? Als het antwoord ja is, zet je het volgende onderdeel over. Zo niet, zoek uit waarom, voor je verder gaat.

Veelgestelde vragen