Werkbon en opleveringsbon voor airco en warmtepomp: wat moet erop?
Kort antwoord
Op een opleveringsbon voor een airco of warmtepomp horen de gegevens van klant en installatieadres, de geplaatste toestellen met merk, model en serienummers, het type en de hoeveelheid koelmiddel, de uitgevoerde controles, afwijkingen van de offerte, de uitleg die de klant kreeg en de handtekening van de klant met datum. Een werkbon is daarnaast vooral voor jezelf: uren, materiaal en extra werk voor de facturatie.
Veel installateurs gebruiken één papier voor alles: de werkbon die de technieker invult en de klant laat aftekenen. Dat kan, maar het helpt om te weten waarvoor elk deel dient. De werkbon is je interne verslag, de opleveringsbon is wat je met de klant afspreekt. Wie ze digitaal maakt, kan ze uit dezelfde gegevens opbouwen zonder twee keer te schrijven.
Werkbon of opleveringsbon?
| Werkbon | Opleveringsbon | |
|---|---|---|
| Voor wie | Kantoor en boekhouding | Klant, en jezelf als bewijs |
| Doel | Uren, materiaal en extra werk vastleggen voor de factuur | Vastleggen wat geplaatst is en dat de klant het werk aanvaardt |
| Wanneer | Elke werkdag of elke interventie | Bij het einde van de installatie |
Wat op de werkbon hoort
- Datum, werfadres en naam van de klant
- Namen van de techniekers en hun begin- en einduur
- Verplaatsing, als je die apart aanrekent
- Gebruikt materiaal: units, meters leiding, goot, kabel, steunen, condenspomp
- Extra werk dat niet in de offerte stond, met reden
- Wat nog moet gebeuren als de opdracht niet af is
Wat op de opleveringsbon hoort
Algemeen
- Je bedrijfsgegevens: naam, adres, ondernemingsnummer, contact
- Naam van de klant en het installatieadres, als dat verschilt van het facturatieadres
- Datum van oplevering en naam van de technieker
- Verwijzing naar de offerte of bestelling
Geplaatste toestellen
- Merk en model van elke binnen- en buitenunit
- Serienummers: die heb je nodig voor garantie en registratie bij de fabrikant
- Plaats van elke unit in de woning
- Leidinglengte per binnenunit
Koelmiddel en controles
Voor toestellen met gefluoreerde koelmiddelen, zoals R32, gelden Europese regels voor etikettering en het bijhouden van gegevens. Welke verplichtingen precies gelden, hangt onder meer af van het koelmiddel en de hoeveelheid. Noteer daarom altijd:
- Type koelmiddel en de fabrieksvulling
- Hoeveel je bijgevuld hebt, en waarom
- De uitgevoerde controles volgens je eigen werkwijze en de handleiding, bijvoorbeeld drukproef en vacuüm, met de gemeten waarden
- Naam van de technieker die het werk aan het koelcircuit deed, en zijn certificaat of erkenning
Kijk de regels voor jouw situatie na bij de bevoegde overheid. In Vlaanderen staat de informatie over F-gassen bij het Vlaams Energie- en Klimaatagentschap (VEKA); de erkenning van koeltechnici en koeltechnische bedrijven loopt via het Departement Omgeving. Brussel en Wallonië hebben eigen regels en eigen bevoegde diensten.
Afwijkingen en opmerkingen
- Alles wat anders is dan in de offerte: andere plaats, langere leiding, extra doorvoer
- Wat de klant zelf nog moet doen, bijvoorbeeld schilderwerk rond de doorvoer
- Schade die al aanwezig was voor je begon
- Werk dat nog openstaat, met een afspraak wanneer
Uitleg aan de klant
- Bediening van de afstandsbediening of app overlopen
- Hoe de klant de filters reinigt, en hoe vaak
- Wanneer onderhoud aangeraden is
- Wie hij belt bij een probleem
Handtekening
Laat de klant tekenen met zijn naam in drukletters erbij, en de datum. Tekent iemand anders dan de klant, bijvoorbeeld een huurder of een familielid, noteer dan wie dat was.
Is een handtekening op een scherm geldig?
Volgens de Europese eIDAS-verordening mag een elektronische handtekening niet geweigerd worden als bewijs, enkel omdat ze elektronisch is. Een handtekening met de vinger op een gsm is een eenvoudige elektronische handtekening. Ze heeft niet automatisch dezelfde bewijskracht als een gekwalificeerde handtekening, bijvoorbeeld met de eID. Voor een opleveringsbon bij een residentiële installatie is een getekende PDF met datum, naam en de beschrijving van het werk in de praktijk een stuk sterker dan een kwijtgeraakt papiertje. Bij twijfel over een specifiek contract vraag je advies aan een jurist.
Foto's horen erbij
Een paar foto's bij de oplevering zeggen meer dan een lange beschrijving: de binnenunits op hun plaats, de buitenunit, de leidinggoot en de doorvoer. Ze helpen bij een latere discussie, en bij een garantieclaim.
Van papier naar digitaal
Een papieren bon heeft twee zwakke plekken: hij is niet altijd leesbaar, en hij moet nog naar kantoor. Een digitale opleveringsbon wordt meteen een PDF in het dossier van de klant, en de klant krijgt zijn kopie per e-mail. In AircoFlowPro vult de technieker de opleveringsbon in op zijn gsm en tekent de klant op het scherm. Gebruik je papier, scan of fotografeer de bon dan nog dezelfde dag en bewaar hem bij het dossier.
Veelgestelde vragen
Moet ik de serienummers echt noteren?
Ja. Je hebt ze nodig voor de garantie, voor een eventuele registratie bij de fabrikant en om later te weten welk toestel waar hangt.
Wat als de klant niet thuis is bij de oplevering?
Noteer dat op de bon, met wie je wel sprak. Spreek een moment af om de uitleg te geven en laat dan alsnog tekenen.
Hoe lang bewaar ik opleveringsbonnen?
Minstens zolang er garantie of aansprakelijkheid kan spelen, en zolang je ze nodig hebt voor je boekhouding. Vraag je boekhouder welke termijn voor jouw documenten geldt.